Algemene voorwaarden
Hilde Vannerom BV kan van tijd tot tijd zijn privacyverklaring aanpassen. De laatste wijziging gebeurde op 15 maart 2023.
1. Definities
Mentorcoach, de BV HILDE VANNEROM, kort Hvn, met zetel gevestigd te 1560 HOEILAART, Albert Vanlaethemstraat 24, KBO nummer 0669 526 761
hierna genoemd “de coach”;
Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon waarmee de coach een overeenkomst sluit tot het verzorgen van coaching en advies, workshops en lezingen met de opdrachtgever zelf of een aangeduide derde als coachee, hierna genoemd “de opdrachtgever”.
Iedere natuurlijke persoon waarmee de coach een traject van coaching en advies aangaat, hierna genoemd “de coachee”;
“Mentor Coaching” is het partnerschap aangegaan met coachees in een stimulerend en creatief proces, waarbij de coachees professioneel worden gecoacht en geadviseerd, en waarbij zij worden begeleid naar mentale vitaliteit en persoonlijke ontwikkeling.
2. Toepasselijke gebieden
De overeenkomst tussen de coach en de opdrachtgever en/of de coachee wordt gevormd door de huidige algemene contractvoorwaarden en de bijzondere contractvoorwaarden, indien deze laatste werden opgesteld.
De door de coach opgestelde offertes gelden tot 3 maanden na de verzenddatum, tenzij anders werd vermeld.
De overeenkomst met betrekking tot het voorbereiden en uitvoeren van een advies en/of coaching komt tot stand door de schriftelijke (per e-mail of per post) opdrachtbevestiging van de opdrachtgever.
De huidige algemene voorwaarden zijn van toepassing op al de activiteiten van de coach, met uitsluiting van de eventuele algemene voorwaarden van de opdrachtgever. Zij maken deel uit van de overeenkomst, zij zijn de opdrachtgever bekend en werden door hem aanvaard.
De bijzondere voorwaarden kunnen anderzijds onder meer concreet bevatten: een beschrijving van de concrete situatie en van het beoogde doel, een beschrijving van de te volgen werkwijze en/of methode, het detail en de berekeningswijze van de erelonen- en kostentarieven, de betalingswijze en – termijn, de verwijzing naar al de mogelijke documenten die concreet toepasselijk worden verklaard op de overeenkomst.
Van de huidige algemene voorwaarden en in voorkomend geval, van de bijzondere voorwaarden, kan enkel schriftelijk, bij wederzijds akkoord worden afgeweken.
3. Gedragscode
De coach leeft de gedragscodes van de International Coaching Federation na, voor zover deze gedragscodes van toepassing zijn op de huidige overeenkomst en voor zover zij niet strijdig zijn met de huidige, op de overeenkomst toepasselijke voorwaarden.
De coach stemt er als professionele ICF –Coach mee in om de op de International Coaching Federation Professionele Kerncompetenties toe te passen en de ICF-gedragscode na te leven, te raadplegen op de onderstaande website:
https://www.coachfederation.be/nl
4. Verklaring
De coach verklaart hierbij de reguliere geneeskunde als basis te beschouwen van de gezondheidszorg. De coach kan/mag geen medische diagnoses of analyses in vraag stellen. Hij voert geen medische of therapeutische behandelingen uit.
De dienstverlening van de coach vervangt geen medische behandelingen of medicatie, psychologische of psychiatrische begeleiding. Voor het achterhouden van informatie rond deze materie neemt de coach geen verantwoordelijkheid op.
Indien de coachee in behandeling is bij een arts dient hij dat vooraf uitdrukkelijk te vermelden aan de coach.
De basis van al de activiteiten van de coach is gelegen in een goede werkrelatie tussen de betrokken partijen.
De coach zal bij het uitvoeren van zijn algemene en specifieke werkzaamheden ten behoeve van de coachees de grootste zorgvuldigheid in acht nemen. De coach zal daarbij in de mate van het mogelijke ook telkens vooraf duidelijk aangeven of en zo ja in welke mate een activiteit succesvol kan zijn.
5. Beroepsgeheim
De coach is gebonden aan het beroepsgeheim.
Alles wat tussen coach en coachee besproken wordt, is en blijft vertrouwelijk.
De coach deelt de inhoud van de besprekingen nooit met derden, tenzij de coachee uitdrukkelijk toestemming geeft om te overleggen met een opdrachtgever, hulpverlener of met een arts. Indien een behandelende arts hierom vraagt beperkt de coach zich uitsluitend tot een telefonisch onderhoud met deze arts. Hierop vormt informatie over de procesvoortgang een uitzondering.
Coaching en opleiding zijn begeleiding. De coach stelt geen verslagen of attesten op.
6. Verantwoordelijkheid
Bij coaching of andere vormen van begeleiding zal de coach nooit keuzes maken voor de coachee, noch beslissingen nemen voor hem. De coachee blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor zijn keuzes, beslissingen, interpretaties en gedrag voortvloeiend uit een van de coach verkregen advies.
Door de aard van de dienstverlening van de coach en de nadrukkelijke inbreng van de coachee streven beide partijen naar een betere bewustwording en verandering bij de coachee. De coachee bepaalt zelf of, en hoe snel hij een verandering teweegbrengt en blijft op ieder moment zelf verantwoordelijk voor zijn proces.
Adviezen van de coach zijn voorstellen en suggesties en dienen altijd beoordeeld te worden door de coachee.
De coach kan bijgevolg niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die volgens de coachee rechtstreeks of onrechtstreeks zou voortvloeien uit door hem verstrekt advies en / of verleende diensten.
De coach kan in ieder geval uitsluitend aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse schade, waarvan door de coachee is aangetoond dat die het gevolg is van opzet of grove nalatigheid van de coach.
De coach is in geen geval aansprakelijk voor enige vorm van indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, financiële of commerciële verliezen, verhoogde (personeels-)kosten, schade door verlies aan cliënteel, ….De coach is evenmin verantwoordelijk voor enige vorm van beschadiging, vernietiging of verlies van gegevens, materiaal of documenten van de coachee.
De beroepsaansprakelijkheid van de coach is verzekerd bij AMMA verzekeringen.
De coachee verbindt zich er toe om zorg te dragen voor de materialen die hem door de coach ter beschikking worden gesteld in het kader van coachings en opleidingen. Deze materialen blijven eigendom van de coach. Ingeval van beschadiging van de materialen van de coach door de coachee, zal de coachee de schade vergoeden.
7. Begeleiding coachee
De coach zal de coachee van bij het eerste contact en vrijblijvend oriënteringsgesprek kenbaar maken dat het hem of haar te allen tijde vrij staat van de dienstverlening geen gebruik te maken, dan wel deze te weigeren. Ook tussentijds beëindigen door de coachee is mogelijk. Bij een onderbreking van de begeleiding van meer dan zes maanden wordt de dienstverlening aan de betreffende coachee van rechtswege als beëindigd beschouwd, zonder nood aan een schriftelijke bevestiging.
Evenzeer kan de coach de dienstverlening aan een coachee weigeren, afbreken of tussentijds beëindigen, indien de coach, met inachtneming van de zorgvuldigheid die hem betaamt en mits kennisgave van de motivering van de beslissing, tot de overtuiging komt dat zijn dienstverlening niet of in onvoldoende mate tot de beoogde resultaten zal leiden. De coach zal in dat laatste geval de betrokken partijen onverwijld op de hoogte stellen
8. Algemeen traject
Behoudens concrete, afwijkende overeenkomst en/of andersluidende bepalingen bedongen in de bijzondere voorwaarden, wordt het volgende traject gevolgd:
Het oriënteringsgesprek
Alvorens te kunnen starten met een coachingtraject of advies vindt er een vrijblijvend, oriënteringsgesprek plaats.
Op basis van dat gesprek kunnen zowel de coachee als de coach beslissen of coaching of advies is aangewezen. Een oriënteringsgesprek houdt geen enkele verplichting in voor het opstarten van een coachingtraject, noch voor de coachee, noch voor de coach. Een oriënteringsgesprek vindt ook plaats tussen de coach, de coachee en diens leidinggevende en/of HR om de doelen van de coaching te verhelderen als gewenst door de opdrachtgever.
Het coachingsgesprek
Een coachinggesprek duurt maximum 120 minuten, inclusief voorbereiding en procesverslaglegging door de coach.
Er is geen verplichte opname van een vastgesteld aantal inhoudelijke gesprekken. De coachee kan bij ieder gesprek keer bepalen of hij/zij nog een vervolggesprek wenst.
Indien noodzakelijk kan de coachee een aanvullend telefonisch of online consult verzoeken, tegen de overeengekomen betalingsvoorwaarden.
De coachee verbindt zich ertoe om de gemaakte afspraken stipt na te komen. Er wordt stipt gestart op het afgesproken uur. Indien de coachee te laat op afspraak komt, wordt de sessietijd ingekort zodat volgende coachees niet dienen te wachten.
Duur van het traject
Behoudens andersluidend beding in de bijzondere voorwaarden omvat het coachingstraject gemiddeld, wat betreft de ontwikkeling van vaardigheden op gedragsniveau 5-7 gesprekken.
Wat betreft de ontwikkeling van eigenschappen op overtuigingenniveau bestaat het traject gemiddeld uit 10-15 gesprekken.
Het traject dient, behoudens bewezen vakantieperiode, ziekte, ongeval of overmacht (in geval waarvan een verlenging van de termijn in evenredigheid met de onderbreking mogelijk is), in principe binnen een termijn van 12 maanden te worden afgerond.
Een tussentijdse evaluatie van de noodzaak van bijkomende gesprekken kan – behoudens andersluidende bijzondere overeenkomst- worden gehouden na opname van de helft van de voorziene gesprekken.
Plaats van uitvoering
Het opleidingstraject vindt volledig plaats in de praktijk van de coach, gelegen te 1560 HOEILAART, Albert Vanlaethemstraat 24. Online gesprekken kunnen na wederzijdse instemming plaatsvinden.
Indien in afwijking daarvan in de bijzondere voorwaarden werd overeengekomen dat het traject plaatsvindt in de gebouwen van de opdrachtgever, worden de gesprekken in de mate van het mogelijke gehouden op die dagen waarop er nog andere gesprekken zijn voorzien met andere coachees.
9. Annulaties
Gemaakte afspraken kunnen ten laatste tot 3 dagen voordien telefonisch of schriftelijk geannuleerd worden.
Indien een afspraak niet of laattijdig wordt afgezegd, wordt het honorarium voor 1 sessie in rekening gebracht, behalve in geval van ziekte of ongeval van de coachee.
Per coaching- of adviespakket van maximum 5 sessies kan de coachee maximum 1 afspraak kosteloos wijzigen. Elk daarop volgende wijziging wordt aangerekend.
In geval van annulering wordt een vervangende afspraak gemaakt op basis van de beschikbaarheid van de coach.
De coach houdt zich het recht voor een geplande afspraak te wijzigen in geval van ziekte of overmacht. De coach zal dan andere data aanbieden.
De coachee wordt hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gesteld.
De coachee heeft in dat geval geen recht op schadevergoeding.
Indien de coachee in de loop van de coaching beslist om aan het traject een einde te stellen, is het volledige overeengekomen bedrag van het coaching traject verschuldigd.
Wanneer de coach ervan overtuigd is, om welke reden dan ook, de coachee niet verder te kunnen coachen, wordt dat tussen de partijen besproken en wordt de coaching desgevallend voortijdig beëindigd. De coachee of opdrachtgever heeft in dat geval recht op terugbetaling van de honoraria die reeds zouden zijn betaald voor nog niet voltooide sessies.
10. Betalingen
Een coachingtraject en advies worden, behoudens andersluidende overeenkomst, volledig vooraf betaald.
Bij aanvang van de diensten ontvangt de opdrachtgever de factuur.
Het volledige bedrag moet minstens voor de aanvangsdatum van de coaching betaald zijn en uiterlijk 14 dagen na factuurdatum.
Oriënteringsgesprekken worden vooraf afgesproken en betaald binnen 14 dagen na ontvangst factuur.
De prijzen en de kosten van de coaching worden gestipuleerd in de bijzondere voorwaarden. Deze prijzen zijn exclusief BTW; het actuele BTW tarief, behoudens de wettelijke vrijstellingen of eventuele verlegging, op erelonen en kosten bedraagt 21%. De prijzen en kosten zijn onderhevig aan indexatie. Prijzen en kosten kunnen door de coach eenzijdig en op eender welk tijdstip gewijzigd worden mits informeren van de opdrachtgever en mits de opdrachtgever de kans te geven het contract te beëindigen.
De kosten omvatten enerzijds de kosten voor de werking van het kantoor (administratieve kosten) en anderzijds de kosten die de coach heeft betaald aan derden in het kader van het traject.
Reis – en verblijfskosten van de coach buiten een straal van 10 km buiten de zetel van de coach zijn niet inbegrepen (uitgezonderd voor oriënterende gesprekken).
Ook deze kosten zijn exclusief BTW.
11. Betalingstermijnen
Onze facturen zijn contant betaalbaar op de zetel van de coach.
Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een interest verschuldigd aan 1% per maand.
Daarenboven zal bij gehele of gedeeltelijke niet-betaling van de schuld op de vervaldag van rechtswege en zonder ingebrekestelling een forfaitaire vergoeding verschuldigd zijn van 10% op het factuurbedrag, met een minimum van 50,00 € per factuur.
Elk bezwaar moet worden geformuleerd binnen de acht dagen na datum van de dienstverlening of na factuurdatum. Het dient te gebeuren per aangetekende brief en moet gemotiveerd zijn. Bij gebrek aan bezwaar binnen de gestelde termijn wordt de factuur geacht te zijn aanvaard.
12. Bevoegde rechtbank en toepasselijk recht
De partijen aanvaarden dat alle geschillen onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement van de zetel van de coach vallen.
Op alle betwistingen is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.
13. GDPR: persoonsgegevens
De privacy van de coachee is zeer belangrijk voor de coach en deze geeft de hoogste prioriteit aan de bescherming van de gegevens van de coachee.
De persoonsgegevens van de opdrachtgever en de coachee worden door BV HILDE VANNEROM verwerkt voor klantenbeheer en de boekhoudkundige verwerking ervan op basis van de contractuele relatie als gevolg van de bestelde diensten, alsook voor accrediteringsdoeleinden. De gegevens zullen zorgvuldig worden beheerd, overeenkomstig de wettelijke voorschriften. Zij worden enkel verwerkt in de mate waarin de verwerking nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst die met de BV HILDE VANNEROM werd afgesloten. De gegevens worden uitsluitend benut in het kader van de afgesloten overeenkomst en de coach deelt de persoonlijke gegevens van de coachee nooit met derden.
De coachee kan de coach, via een verzoek op [hilde.vannerom@vannerom.eu] altijd vragen welke gegevens de coach over de coachee verwerkt en ze desgevallend laten verbeteren of wissen. Daarbij is het mogelijk dat de coach de coachee vraagt om zijn identiteit te bewijzen zodat de coach de gegevens aan de juiste persoon bezorgt. Als de coachee vragen heeft over de manier waarop de coach zijn gegevens verwerkt, kan hij meer informatie vinden omtrent de verwerkingen in de privacyverklaring die hem bij het tekenen van de overeenkomst werd overhandigd en die ook te vinden is op de website www.youredge.be.