Privacy policy

Hilde Vannerom BV kan van tijd tot tijd zijn privacyverklaring aanpassen. De laatste wijziging gebeurde op 15 maart 2023.

Hilde Vannerom BV hecht veel belang aan de bescherming van je persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met deze persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Hilde Vannerom BV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Als Hilde Vannerom BV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Hilde Vannerom BV

BE 0669.526.761

Albert Vanlaethemstraat 24

1560 Hoeilaart

hilde.vannerom@vannerom.eu

2. Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van gegevens van de volgende categorieën van personen:

  • Al onze klanten (huidige, voormalige en toekomstige), coachees en/of zakenpartners;
  • Deelnemers aan onze activiteiten, lezingen, vormingen, trainingen en opleidingen;
  • Prospecten, geïnteresseerden, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten en contacten van deskundigen;
  • Leveranciers en partners waar wij mee samenwerken;
  • Bezoekers en gebruikers van onze website.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen we van jou en waarom?

Wanneer je met ons een mentor coaching traject aangaat, dan verzamelen wij:

  • Identiteits- en contactgegevens die je opgeeft bij de registratie zoals naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer en GSM-nummer;
  • Contacten zoals leidinggevende, assistent, HR-verantwoordelijke en sociale contacten;
  • Persoonlijke kenmerken zoals leeftijd, geslacht/gender en nationaliteit (indien gewenst);
  • Fysieke gegevens zoals lengte, gewicht en onderscheidende fysieke kenmerken (indien wordt gewerkt met Firstbeat);
  • Werksituatie;
  • Vrijetijdsactiviteiten en interesses zoals hobby’s en sport (indien gewenst);
  • Gezondheidsgegevens zoals ziektes, klachtenlijst, allergieën, dieet en behandelingen (indien gewenst);
  • Biometrische gegevens zoals hartritme, hartritmevariatie, hartslag, fysische activiteit, slaapduur, alcoholinname, medicatie en koffie inname (indien wordt gewerkt met Firstbeat);
  • Psychische gegevens via meetschalen (indien gewenst);
  • Evaluatiegegevens;
  • Aanwezigheid;
  • Beeldmateriaal en geluidsopnamen (occasioneel, indien gewenst);

Deze informatie gebruiken we om onze overeenkomst van coaching en begeleiding te kunnen uitvoeren en je het beste van dienst te kunnen zijn. Wij beroepen ons hiervoor op de rechtsgrond uitvoering van overeenkomst.

Daarnaast gebruiken wij een aantal van deze gegevens, zijnde naam, emailadres, telefoonnummer, werk en aantal coachingsuren, voor het verwerven en behouden van accreditaties bij coaching federaties (namelijk het aantonen van relevante ervaring). Wij beroepen ons hiervoor op de rechtsgrond gerechtvaardigd belang.

De persoonsgegevens die wij hiervoor verzamelen zijn de persoonsgegevens die nodig zijn om de overeenkomst uit te voeren.

Hilde Vannerom BV verwerkt gezondheidsgegevens voor het uitvoeren van de dienstverlening. Deze gegevens kunnen alleen met je toestemming worden verwerkt. Als deze toestemming niet beschikbaar is, kan de dienstverlening verhinderd worden. Ook voor het gebruik van persoonlijk (beeld)materiaal zullen wij voorafgaandelijk je uitdrukkelijke instemming vragen.

Wanneer je met ons communiceert, via e-mail, sociale media, whatsapp of eender welk ander kanaal dat je verkiest (en dat ons ook bereikt), verzamelen wij:

  • De inhoud van je bericht maar ook de technische details ervan, zoals datum en tijd en aan wie het gericht is;
  • De identiteitsgegevens die je ons bezorgt, zoals je naam, (e-mail)adres, telefoonnummer, functie, …;
  • Alle andere informatie die je ons meedeelt.

Deze informatie gebruiken wij om te reageren op verzoeken en vragen en met jou te kunnen communiceren. Wij beroepen ons hiervoor op de rechtsgrond gerechtvaardigd belang.

Wanneer wij een opdracht uitvoeren, een offerte opmaken of een contract met jou sluiten verzamelen wij:

  • Identificatiegegevens van de contactpersonen;
  • Professionele contactgegevens (professioneel telefoonnummer, professioneel e-mailadres);
  • De organisatie waarvoor de contactpersonen werken en functie binnen die organisatie;
  • Financiële bijzonderheden en betalingsgegevens;
  • Facturatiegegevens.

Deze informatie gebruiken wij om:

  • de uitvoering van de overeenkomst en het leveren van de diensten mogelijk te maken;
  • Betalingen te verwerken;
  • Algemeen klantenbeheer met inbegrip van facturatie en boekhoudkundige verwerking;
  • Leveranciersbeheer met inbegrip van boekhoudkundige verwerking.

Wij beroepen ons hiervoor op de rechtsgrond uitvoering van overeenkomst;

Wanneer je je inschrijft op één van onze opleidingen, lezingen, trainingen en evenementen, dan verzamelen wij:

  • de identiteitsgegevens die je opgeeft bij de inschrijving, zoals naam, voornaam, e-mailadres, aanspreektitel, … ;
  • je aan- of afwezigheid op het evenement (opleiding, lezing, training) indien je je hebt ingeschreven voor één van onze evenementen;
  • beeldmateriaal en geluidsopnamen als het evenement online wordt opgenomen.

Deze informatie gebruiken wij om je te informeren en praktische zaken door te sturen betreffende de opleiding, lezing, training of evenement waarvoor je je inschreef.

Wij zullen je enkel uitnodigingen en details van het evenement versturen wanneer je je daarvoor geregistreerd hebt en ons dus hiervoor de toestemming gegeven hebt.

Wanneer je onze website bezoekt verzamelen wij:

  • Niet-persoonlijke identificatie-informatie omtrent het apparaat dat je gebruikt (type computer) om onze website te bezoeken en de browser die je gebruikt. Dit omvat onder meer technische informatie over de verbindingsmiddelen (het IP-adres, het besturingssysteem, de gebruikte internetproviders en andere soortgelijke informatie)

Deze informatie gebruiken we om onze website te laten functioneren (door middel van noodzakelijke cookies). Wij beroepen ons hiervoor dan ook op ons gerechtvaardigd belang om onze bezoekers een veilige en werkende website te kunnen aanbieden.

Ten slotte worden alle persoonsgegevens die wij verzamelen ook nog verwerkt voor volgende doeleinden:

  • om je te informeren over onze producten, diensten en activiteiten. We kunnen je gegevens gebruiken om je te informeren over bestaande en nieuwe producten, diensten, speciale acties, workshops, evenementen, screenings, aanbiedingen, webinars, trainingen, vacatures en om aan direct marketing te doen zodat we je kunnen informeren over zaken waarvan we denken dat die voor jou interessant zijn. Dat kunnen we zowel schriftelijk, elektronisch als telefonisch doen. Deze verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang voor bestaande klanten en je expliciete voorafgaande toestemming als je nog geen klant bent bij Hilde Vannerom BV (voor zover die toestemming daarvoor vereist is);
  • om het gebruik en de algemene werking van onze diensten te analyseren en verbeteren en voor statistische doeleinden. We beroepen ons hiervoor op de rechtsgrond gerechtvaardigd belang;
  • om subsidiëring door de overheid te bekomen. Ook hier beroepen we ons op de rechtsgrond gerechtvaardigd belang;
  • om accreditaties te bekomen bij (internationale) federaties die verband houden met onze activiteiten. Ook hier beroepen we ons op de rechtsgrond gerechtvaardigd belang.
  • om een wettelijke verplichting na te komen of om in te gaan op een verzoek van bevoegde autoriteiten zoals politiediensten, gerechtelijke instanties, de gegevensbeschermingsautoriteit, enz.;
  • om ons te verdedigen in een juridische procedure, waarvan wij natuurlijk hopen dat het nooit zover moet komen. In dit geval is het ook in ons gerechtvaardigd belang dat wij deze gegevens hiervoor gebruiken;
  • bestrijden van eventuele fraude en misbruik. Ook hier geldt de rechtsgrond van gerechtvaardigd belang;
  • om een derde te informeren in het kader van een mogelijke fusie of overname met of door die derde. Hiervoor beroepen wij ons op ons gerechtvaardigd belang om dit soort transacties te kunnen ondernemen.

Wij gaan ervan uit dat deze doeleinden binnen je verwachtingen liggen wanneer je gebruik maakt van de diensten van Hilde Vannerom BV.

Wanneer de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming heb je steeds het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Je kan ons hiervoor contacteren via de contactgegevens bovenaan deze verklaring of uitschrijven via de link in onze nieuwsbrieven.

4. Hoe verzamelen we persoonsgegevens?

Gegevens die je ons zelf rechtstreeks verstrekt

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf op verschillende wijzen aan ons meedeelt, o.a. via inschrijvingsformulieren, door de nodige documenten in te vullen, via invul- en contactformulieren op onze website, via persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, ….

Gegevens die we automatisch verzamelen

We verzamelen automatisch gegevens door middel van cookies en vergelijkbare technologie bij je gebruik, toegang of interactie met onze websites of app.

Informatie die uit andere bronnen wordt verkregen:

Via een derde partij (partners) die persoonsgegevens voor ons verwerken

Je gegevens kunnen met ons worden gedeeld door de applicatie-software Firstbeat (rapport van verwerkte gegevens) of wanneer een derde partij, die daartoe bevoegd is, ons je persoonsgegevens verstrekt (bv. je werkgever). Wij kunnen gegevens afkomstig van derden gebruiken om je persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen en te updaten.

Indien wij persoonsgegevens ontvangen van derden vragen wij steeds de bevestiging dat die organisatie de gegevens rechtmatig heeft verkregen, het recht heeft om de gegevens te gebruiken en de toestemming heeft van de betrokkene om de gegevens te gebruiken voor het gewenst doel.

Enkel indien je ons daarom verzoekt, nemen wij telefonisch contact op met je huis- of bedrijfsarts.

In geval van een evenement in coproductie met één of meerdere derde partijen, kunnen persoonlijke gegevens met ons worden gedeeld ter bevordering van de praktische uitwerking van het evenement.

5. Welke persoonsgegevens geven we door?

Aan derden – verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Het opslaan en verwerken van van digitale gegevens (en bestanden) in de Cloud (via een Cloud Service Provider), nl. Google Drive en Google Workspace;
  • Het verzorgen van de internet omgeving, nl. Combell en Easyhost voor webhosting/mailhosting en de domeinnaam, WordPress als websiteplatform;
  • De ontwikkeling, het onderhoud en de bijstand van informatica-toepassingen en software;
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie, nl. Yuki en Peppol voor de boekhouding;
  • Het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven;
  • Het faciliteren van videobellen, nl. Teams, Zoom en Google Meet;
  • Het maken van online afspraken;
  • Het verzamelen van evaluatiegegevens, nl. Survey Monkey.

Deze externe dienstverleners krijgen toegang tot bepaalde gegevens en informatie in het kader van hun opdracht. Zij treden met andere woorden enkel in onze opdracht en voor onze rekening op.

Zij mogen je gegevens dus nooit voor hun eigen doeleinden gebruiken.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarbij dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden. Met de externe dienstverleners maken wij in deze overeenkomst uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Aan derden – ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Partners waarmee we occasioneel samenwerken;
    • Firstbeat (tool voor de registratie van gezondheidsgegevens) (Finland)
  • International Coaching Federation voor onze accreditering

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging en vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens te waarborgen en te zorgen dat deze enkel gebruikt worden voor het doeleinde waarvoor ze werden verzameld.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is de politie die in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen je persoonsgegevens wel delen met andere derden indien je ons hier (schriftelijke) toestemming voor geeft. Je hebt het recht deze toestemming ten alle tijden in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wat betreft:

  • het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud;
  • het uitsturen van nieuwsbrieven via een mailingplatform;
  • het faciliteren van videobellen;

worden je persoonsgegevens mogelijk verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EU+Noorwegen+Ijsland). Een doorgifte zal enkel gebeuren naar derde landen waarvan de Europese Commissie heeft bevestigd dat ze een passend beschermingsniveau van je gegevens waarborgen, of wanneer andere maatregelen genomen zijn om de rechtmatige verwerking van je gegevens in deze derde landen te verzekeren.

6. Hoelang bewaren we gegevens?

Hilde Vannerom BV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding) en tot het einde van de contractuele aansprakelijkheid.

Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Hilde Vannerom BV verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan tot in januari van het 5de jaar na het afsluiten van het dossier (of de beëindiging van de samenwerking), behoudens voor wat betreft de persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren, voor het aantonen praktijkuren aan accrediteringsorganen of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

7. Hoe beveiligen we gegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking:

  • Gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Virusscanner, firewall en systematische tijdige updates;
  • Systematische back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Papieren documenten worden bewaard in een afgesloten lokaal waar enkel de zaakvoerder toegang toe heeft.

Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij je gegevens betrokken zijn, dan wordt je, in de door de wet voorziene omstandigheden, persoonlijk verwittigd.

8. Welke rechten heb je omtrent je gegevens?

Je hebt recht op inzage en een kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt recht op beperking van gegevensverwerking. Indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Je kan bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van jou verwerkt worden wegens ernstige en legitieme motieven. Zo heb je het recht zich te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (o.a. toesturen nieuwsbrieven) via de uitschrijfmogelijkheden in e-mails.

Je hebt het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.

Wij kunnen je vragen je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren door een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart toe te voegen aan je aanvraag. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Onze verwerking van je persoonsgegevens omvat geen profilering en je zal dus evenmin aan volledige geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

9. Waar kan je terecht met klachten?

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige, legitieme manier en in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving met je persoonsgegevens om te gaan.

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij jou hierover direct contact met ons op te nemen via het adres bovenaan deze privacyverklaring.

Indien je van oordeel bent dat je rechten geschonden zijn en je binnen onze onderneming geen gehoor vindt voor je bezorgdheden staat het je altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

contact@apd-gba.be